Las funciones de un recepcionista de hotel son diversas y esenciales para garantizar el funcionamiento apropiado del recinto hotelero. Este profesional cumple un rol fundamental en atención al cliente y al mismo tiempo es imagen de la empresa. Es responsable de dar la bienvenida a todo el que llega para disfrutar de una estancia, sea por negocios o por placer, pero también debe hacerse cargo de otras tareas administrativas.
En las siguientes líneas te contamos cuáles son las funciones del recepcionista de hotel y las actividades que tendrías que hacer, en caso de ejercer este puesto de trabajo en el área de hotelería y turismo.
¿Qué vamos a ver?
Responsabilidades principales de un recepcionista de hotel
Las responsabilidades de un recepcionista de hotel abarcan distintas labores. Entre ellas se reúnen varias gestiones administrativas como inscribir las reservas, controlar la disponibilidad de las habitaciones y realizar la facturación. Debe realizar el registro de entradas y salidas de los huéspedes.
También es el encargado de brindar atención telefónica y presencial a los clientes, atender a las solicitudes sobre reservas en restaurantes o la contratación de transporte particular. Además, debe proporcionar toda la información de interés sobre los servicios del complejo hotelero y los lugares turísticos.
Veamos con más detalles las funciones principales de un recepcionista de hotel:
Atender a los huéspedes con cortesía y profesionalidad
La principal función de un recepcionista en un hotel es brindar atención a los clientes. Da la bienvenida a los visitantes con profesionalidad, de una forma cordial y eficiente. El comportamiento debe ser correcto, pues es quien da la primera impresión y esta es muy importante para lograr que el cliente vuelva todas las ocasiones posibles.
El recepcionista debe demostrar interés en satisfacer las necesidades de los visitantes y garantizar una atención adecuada y oportuna. Es esencial que en ese primer contacto los huéspedes se sientan bien recibidos y acogidos.
Este profesional también se encarga de informar al cliente sobre los servicios que puede disfrutar durante su estancia. Así como poner al tanto de los lugares y actividades turísticas locales y servir de guía para garantizar la movilidad y traslados sin contratiempos.
Administración y mantenimiento de reservas
Una de las tareas administrativas más importantes, entre las funciones del departamento de recepción de un hotel, es la gestión de las reservas, cancelaciones y el registro de entrada y salida de los clientes. En la recepción del hotel todos los clientes deben hacer el check in y check out.
El recepcionista de hotel realiza las tareas administrativas con la ayuda de aplicaciones informáticas especializadas, que agilizan los procesos y permiten disponer en un instante de toda la información sobre los huéspedes presentes y futuros.
Por eso, es importante que este profesional pueda manejar los programas que debe utilizar en cada jornada.
Habilidades de un recepcionista de hotel
Como primera cara visible del hotel y titular de un cargo multitareas, el profesional de la recepción debe contar con habilidades que faciliten su desempeño. Es muy importante que tenga un perfil polivalente y mucha agilidad para atender diferentes cuestiones a la vez, con eficiencia, eficacia y rapidez.
Una de las básicas habilidades de un recepcionista de hotel es tener facilidad para comunicarse. Debe expresarse de forma clara y concisa por escrito, para enviar correos electrónicos o redactar comunicados y oralmente, para atender a los clientes cara a cara.
Las habilidades sociales como don de gentes, cortesía y empatía también son fundamentales en un recepcionista de hotel. Es importante que pueda relacionarse con otras personas, generar simpatía y conseguir convencerlas. También es clave que pueda mantener una actitud positiva.
Otras virtudes deseables en este profesional son la capacidad de organización, poder trabajar bajo presión y ser paciente. Esto le ayudará a hacer frente a distintas situaciones, sobre todo cuando la carga de trabajo sea grande.
Cursos y certificaciones relevantes para el rol de recepcionista de hotel
Ocurre con todos los oficios, y es que un profesional bien preparado tiene más posibilidades de ser seleccionado y ocupar un cargo como recepcionista de hotel.
Las opciones educativas para adquirir y desarrollar las funciones de recepción en un hotel existen tanto en la formación profesional como en los cursos profesionales. Todo dependen de las preferencias y necesidades del aspirante.
La formación profesional en Gestión de Alojamientos Turísticos es un grado superior especializado, con amplias salidas laborales en el sector turístico y hotelero, como la de recepcionista de hotel. Este ciclo formativo tiene una duración de dos años, dividido en una fase teórica y otra de prácticas en empresas del sector.
Para una preparación más breve está el curso profesional de recepcionista de hotel . Es una alternativa que facilita conseguir empleo en este cargo. Otra posibilidad es obtener el certificado de profesionalidad de la ocupación de recepcionista de hotel para acreditar las capacidades necesarias para el puesto.
Dominio de varios idiomas
Como mencionamos antes, las habilidades comunicativas ayudan al recepcionista de hotel a poder desempeñar mejor su cargo. Dominar distintos idiomas facilita la comunicación con visitantes de otras partes del mundo, de forma fluida y acertada.
El inglés por su amplio uso a nivel mundial es el idioma más solicitado para este perfil. También es valorable tener conocimientos de francés, alemán, mandarín y japonés. Ser multilingüe puede justificar un plus en el salario del recepcionista de hotel.
Conocimientos de sistemas informáticos y software hotelero
Hoy en día, hay muchas gestiones que el recepcionista de hotel debe realizar utilizando softwares específicos, como los sistemas de gestión hotelera. Por esto, es deseable que el profesional cuente con los conocimientos necesarios para utilizar estos programas adecuadamente.
En primer lugar, debe manejar las aplicaciones del paquete Office como Word y Excel para documentar información. También debe conocer cómo utilizar otros sistemas para gestionar las reservas, los registros de entrada y salidas y la facturación.
Uno de los programas más utilizados es el Sistema Central de Reservas o CRS, que funciona como una especie de calendario en el que se deben introducir los detalles de la reserva y los datos de cada huésped. De esta forma se registran las estancias y se puede mantener un control tanto de las reservas como de las habitaciones disponibles en el hotel. Para gestionar las reservas desde internet el recepcionista debe utilizar un motor de reservas online, a través del portal web del hotel.
Desafíos y consejos para sobresalir como recepcionista de hotel
Como recepcionista de hotel hay varios desafíos y consejos que puedes tener en cuenta para sobresalir. Antes de todo, debes enfocarte en ofrecer el mejor servicio de atención a los clientes, brindando un trato adecuado siendo amable, cortes y respetuoso. En este sentido, la escucha activa es algo que te ayudará a mostrarte atento y con la agilidad de ofrecer las soluciones adecuadas a las necesidades.
Otra forma de sobresalir como recepcionista de hotel es comunicándote efectivamente: con claridad, concisión y de una forma correcta, en el idioma local o en el que habla el visitante. Siempre utiliza un lenguaje profesional y no uses términos inapropiados como modismos y jergas.
Tienes que estar al tanto de todos los servicios del hotel, posibles cambios o mejoras, ofertas y descuentos, además de conocer cada rincón de las instalaciones. También debes mantenerte al día con el acontecer local. Esto te permitirá ofrecer la información correcta y actualizada ante preguntas sobre el recinto hotelero, lugares cercanos y próximos eventos.
Como imagen de la empresa, debes cuidar tu apariencia personal. Es importante mantener una vestimenta impecable, siguiendo el código de la empresa. De esta forma te aseguras de causar la mejor impresión a los clientes.
Contar con la preparación adecuada te permitirás destacar y tener más posibilidades de ejercer el cargo como todo un profesional. Estudia en Titulae para adquirir las capacidades que te permitirá mejorar tu destino laboral. Prepárate en nuestro centro de estudios siguiendo una metodología a distancia, que facilitará tu aprendizaje y se adapta a tus necesidades.
Bibliografía
Profesional de la comunicación, trabaja en Titulae como Content Marketing Specialist, desde hace dos años. Es encargada de la creación de contenidos multimedia sobre formación profesional, aprendizaje, empleabilidad y productividad.
Con experiencia en la gestión estratégica de marketing digital y optimización SEO. Ha trabajado anteriormente para distintos medios de comunicación como redactora, auxiliar de diseño gráfico y asistente de producción audiovisual.
